TUGAS MSDM

1.      UNSUR – UNSUR KOMUNIKASI

Pengertian

Komunikasi adalah proses pemindahahan  pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Pemindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata – kata yang digunakan dalam percakapan,tetapi juga ekspresi wajah,intonasi,titik putus vocal dan sebagainya.

Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya tranmisi data tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada keterampilan – keterampilanya tertentu ( membaca, menulis, mendengar, berbicara dll) untuk membuat sukses pertukaran informasi.

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran
pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi
tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan
hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu
lingkungan.
Gambar di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang putusputus
melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubunganhubungan
itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal.

Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu
jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah
komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi
menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan

Konsep  unsur – unsur komunikasi  :

Sesuatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti.Suatu sarana pengaliran informasi, dan
Suatu sistem bagi terjalinya komunikasi diantara individu – individu

Proses komunikasi Suatu sistem komunikasi organisasi mencerminkan berbagai macam individu dengan latar belakang pendidikan, kepercayaan, kebudayaan, keadaan jiwa, dan kebutuhan yang berbeda – beda

Model komunikasi yang paling sederhana

Pengirim ke Berita kePenerima

Model proses komunikasi yang lebih terperinci, dengan unsur-unsur penting yang terlibat dalam komunikasi antara dan di antara para anggota organisasi, seperti di bawah ini :

Sumber mempunyai gagasan, pemikiran atau kesan, yang Diterjemahkan atau disandikan ke dalam kata-kata dan simbol-simbol, kemudian Disampaikan atau dikirimkan sebagai berita kepada penerima,penerima menangkap simbol-simbol, dan Diterjemahkan kembali atau diartikan kembali menjadi suatu gagasan, dan Mengirim berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim.

Dalam organisasi, sumber merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan dan  keinginan untuk mengkomunikasikan sesuatu gagasan, pemikiran, informasi, dan sebagainya, kepada pihak lain.

Komunikasi Organisasi Semua faktor yang dibahas dalam model proses komunikasi di atas, dapat juga diterapkan pada komunikasi dalam organisasi. Komunikasi efektif di mana saja, menyangkut penyampaian berita dari seseorang kepada orang lain secara akurat. Hanya bedanya efektifitas komunikasi dalam organisasi di pengaruhi oleh beberapa faktor khusus.
Raymond V.

Lesikar telah menguraikan 4  faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu :

1.    Saluran komunikasi formal,

2.    Struktur organisasi,

3.    Spesialisasi jabatan, dan

4.    Apa yang disebut Lesikar sebagai“ pemilikan informasi “.

Unsur – unsur komunikasi itu sendiri adalah :

Komuniakator (communicator), yaitu memberi berita, yang dalam hal ini adalah orang yang berbicara,pengirimberitaatauorangyangmemberitakan.
2. Menyampaikan berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan, mengirim atau menyiarkan. 3. Berita-berita yang disampaikan (message), dapat dalam bentuk perintah, laporan,atausaran.
4. Komunikan (communicate), yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung.Dengan kata lain orang yang menerima berita.
5. Tanggapan atau reaksi (response), dalam bentuk jawaban atau reaksi. Kelima unsure komunikasi tersebut (Komuniakator, Menyampaikan berita, Berita-berita yang disampaikan, Komunikan dan Tanggapan atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila satu unsure tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling ketergantungan. Jadi dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsure tersebut.

1.      Aspek yang membuat komunikasi itu efektif dari level atas sampai level bawah

Fungsi arus komunikasi ke bawah ( Downward communication )

Downward communication Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. 

Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: 

a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) 

b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) 

c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) 

d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ada 4 metode dalam penyampaian informasi  :

1. Metode tulisan 

2. Metode lisan 

3. Metode tulisan diikuti lisan 

4. Metode lisan diikuti tulisan

DAMPAK EFEKTIFITAS KOMUNIKASI ATASAN BAWAHAN  Dapat mengubah sikap bawahan  Dapat meningkatkan produktivitas bawahan  Dapat meningkatkan motivasi bawahan  Sebagai media sosialisasi perubahan kebijakan perusahaan  Menciptakan kepemimpinan yang optimal

Fungsi arus komunikasi ke atasan (Upward communication  )

Upward communication Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. 

Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: 

a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan 

b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan 

c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan 

d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: 

1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka 

2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai 

3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai 

4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.

2.      Contoh Studi kasus tentang pemecahan masalah komunikasi

Studi kasus terjadi dibagian food and beverage service di restaurant permasalahan dimulai ketika manager memimpin berifing kepada para bawahannya dan manager memarahi bawahanya didepan staff-staff yang lain dengan mengeluarkan kata-kata kasar  yang tidak enak didengar membuat staff jadi malu dan emosi sehingga staff tersebut melaporkan kejadian tersebut ke HRD permasalahan itu terjadi karena waiter tersebut sering dateng telat,ketelatanya melebihi dari standar waktu yang telah ditentukan misalnya harus dateng jam 3 sore tapi waiter tersebut dateng jam 4 atau jam 4.30 sudah pernah ditegur dengan baik oleh manager tersebut tapi waiter tersebut tetap selalu dateng telat sehingga para rekan kerjanya merasa malas bekerja dengan dia dan ketika hotel sedang sibuk banyaknya tamu yang lunch waiter tersebut tetap datengnya telat sehingga manager mengadakan briefing secara mendadak dan setelah menginfokan hal – hal yang penting mata manager menatap sinis dan mulai bertanya dengan nada tinggi dan memarahi dia.

Disini bisa disimpulkan adanya kesalahan gaya kepemimpinan manager tersebut memang bagus otoriter dan tegas tapi penyampain komunikasi tersebut tidak baik membuat waiter tersebut saki hati seharusnya dilakukan secara berdua, ditanya baik – baik jika masih mengulangi lagi gunakan warning latter atau laporkan ke HRD bukan diselsaikan seperti itu karena waiter tersebut sudah dewasa bisa buat dia selalu melawan dan image managerpun bisa jelek dimata para staff yang lainnya karena sifat arogannya.

Nama   : Tine Oktaviani

NIM    : 2010145005

TUGAS MICE (SKY LINE BLOCK CONVENTION)

 

   Tugas kelompok mice pbu 6

• Febi marice erni utan 2010145012
• Tine oktaviani            2010145005
• Andi acthor ar           2010145013

  1.Merencanakan ruang sidang/pertemuan untuk 4 komite berikut keperluan alat dan fasilitas penunjang.

      Acara berlangsung selama 4 hari, diantaranya ada acara pembuka dan penutup.

• Hal pertama yang harus kita perhatikan sebelum acara dilaksanakan :

·         Dalam menjalankan acara ini kita harus menentukan perencanaan ruang sidang / pertemuan untuk pembagian 4 komite agar berjalan dengan sesuai yang direncanakan. Berdasarkan keputusan dan pertimbangan bersama kita memilih class room style untuk lay out agar memberikan kemudahan bagi peserta.

·         Mempersiapkan peralatan yang diperlukan pada saat acara rapat berlangsung diantaranya kursi, meja (untuk stage), Meja mimbar atau podium (untuk sambutan-sambutan), platform dan peralatan audio visual (speaker, microphone, LCD dll).

·         Mempersiapkan peralatan penunjang antara lain seperti pemberian alat tulis (pulpen dan notebook)  alat tulis ini yang akan digunakan peserta selama meeting, air mineral berdampingan dengan water goblet serta disediakan cover glass, permen, tempat sampah dan bunga untuk hiasan di podium.

  

•  Hal kedua yaitu selama berlangsung acara tersebut diantara lain :

·         Mempersiapkan prosedur registrasi bagi peserta secara efektif baik menggunakan registration form sesuai dengan susunan abjad atau menggunakan komputer. Semua ini dilakukan untuk memastikan jumlah peserta dan kehadiran peserta  serta dalam pemberian kartu pengenal (name tag) dan buku panduan.

·         Menampilkan bulletin board untuk pemberitahuan informasi letak ruangan bagi peserta

Dan yang terakhir Setelah acara Dilaksanakan atau berlangsung panitia mempersiapkan diantara lainnya :

·         Tranportasi seperti bus untuk bagi para peserta dan komite untuk kembali ke tempat penginapan mereka.

2. Merencanakan penempatan akomodasi dan perencanaan menu makanan termasuk     permintaan-permintaan khusus dari peserta yang melakukan diet.

•  Merencanakan penempatan akomodasi diantaranya : Menyiapkan convention reservation form dalam pembagian akomodasi bagi para peserta karena peserta yang akan menghadiri acara merupakan jumlah yang banyak atau grup besar.

• Shuttle Service                                                 Menyediakan Shuttle Service bagi para peserta yang berasal dari luar Indonesia, baik anggota tetap maupun para peninjau dan juga untuk menjemput dan mengantarkan peserta konvensi dari bandara ke tempat konvensi ke hotel maupun sebaliknya. Shuttle service dapat berguna untuk tour ke tempat – tempat yang terkait dengan paket konvensi.

• 
  
  •  Merencanakan menu makanan untuk para peserta dan komite
  -     para peserta diberikan makan 3 kali sehari yaitu breakfast dari jam 07.00-08.00 am, lunch dari jam 12.00-01.30 pm dan dinner dari jam 07.00-09.00 pm 
     dan untuk para peserta yang diet mereka bisa memakan salad atau fruit serta snack yang low fat.
  -  Coffee break yang diadakan dibanquet pada pagi hari jam 09.00-09.20 Am dan coffee break siang hari jam 02.00-02.20 pm dimana peserta dapat menikmati makanan dengan menu yang tidak terlalu banyak karbohidrat seperti roti bakar, muffin dan buah segar ditambah kopi non-caffeine dan teh panas. Peserta dapat menikmati dengan Makanan yang telah disediakan. 
  
  
  3. Pembuatan rencana kegiatan rekreasi bagi peserta yang sebagian kecil didampingi istri dan sekertaris. Konvensi akan berlangsung selama 2 hari dan kegiatan rekreasi akan dilakukan pada pagi hari ketiga setelah breakfast, peserta akan dibawah ke tempat-tempat bernuansa Indonesia sekalian mempromosikan negara kita. Panitia dapat mengajak para peserta yang sebagian kecil diikuti istri dan sekretarisnya ke Taman Mini Indonesia dan ke Mall Of Indonesia.
  
  
  Jadwal kegiatan untuk para peserta dan pendamping di hari ke 3 dan ke 4 mereka diberi kebebasan untuk melakukan rekreasi yang tempatnya sudah ditentukan oleh para panitia konvensi diantaranya :
  
   
  Hari Ke Tiga   
  Tujuan Pertama
    Tempat    : Taman Mini Indonesia Indah Jakarta
    Pukul       : 09.00-15.00 WIB
  
  
  
  
  
  
  
  
  
   
  Tujuan Kedua
    Tempat    : Mall Of Indonesia
    Pukul       : 16.30- 20.00 WIB
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
   
  4. Pembuatan rencana-rencana lain yang menarik kiranya dapat menentukan dipakainya Sky Line Block sebagai tempat pertemuan oleh Ikatan Ahli Geologi Asia Pasific, sebagaimana yang dijanjikan oleh Mr.Raul Punjabi.
      Rencana yang sudah kita rancang adalah para peserta mendatangkan tempat-tempat rekreasi agar para peserta mengenal kebudayaan Indonesia dengan diadakannya tour. Agar Kegiatan ini memberi kesan positif dihati para peserta dan akan ragamnya budaya Indonesia, bagi para peserta yang baru pertama kali mengikuti konvensi yang diadakan di Jakarta-.
  
  
  5.  Keputusan final penggunaan Sky Line Block sangat tergantung dari ulasan-ulasan saudara      yang logis dan konkrit serta menarik.
  Kami sebagai pihak skyline block convention akan mengurus peserta Regional Scientific Meeting dari tiba di bandara sampai pulang di bandara Soekarno Hatta. Dari hari pertama kami akan menjemput peserta dengan menggunakan bis pariwisata. Bis ini menjadi akomodasi transportasi selama peserta berada di Indonesia. Dari bandara Soekarno Hatta, kami akan mengantar peserta menuju Hotel. Di hotel juga menyiapkan Full Board dimana tamu bisa menikmati Breakfast, lunch dan dinner. Kami juga menyiapkan menu khusus salad bagi peserta yang melakukan diet. Sesampainya disana, kami menyediakan tempat pendaftaran untuk mengantisipasi hal yang tidak diinginkan sambil menikmati welcome drink yang disediakan. Kami telah menyiapkan 45 kamar untuk 90 orang.dengan asumsi kami akan menyediakan kamar tambahan apabila ada pendamping dari peserta. Kemudian kami langsung mengajak peserta menuju Skyline Block Convention untuk mengikuti acara pembukaan dari Regional Scientific Meeting dengan tata ruang yang sudah dirancang sedemikian rupa.
  Kami juga menyiapkan rekreasi bagi peserta di hari ketiga, kami adakan kunjungan ke Taman Mini Indonesia Indah dan mall of Indonesia dalam rangka refreshing bagi peserta yang mungkin sedikit jenuh mengikuti meeting. Disana terdapat gambaran kecil budaya dan kultur yang berada di berbagai pelosok tanah air dan para peserta juga melakukan wisata belanja.

Tugas Orientasi Dan Penempatan ( HRD )

       1. KONKLUSI ORIENTASI DAN PENEMPATAN

Pengertian Orientasi Adalah Program Yang Dirancang Untuk Menolong Pegawai Baru (Yang Lulus Seleksi) Mengenal Pekerjaan Dan Perusahaan Tempatnya Bekerja. Ada Juga Yang Berpendapat Orientasi Adalah Suatu Proses Pemberian Pemahaman Kepada Peserta, Tentang Segala Sesuatu Yang Berkaitan Dengan Latihan Yang Sedang Diadakan.Program Orientasi Sering Juga Disebut Dengan Induksi, Yakni Memperkenalkan Para Pegawai Dengan Peranan Atau Kedudukan Mereka, Dengan Organisasi Dan Dengan Pegawai Lain. Orientasi Dilaksanakan Karena Semua Tenaga Kependidikan Baru Membutuhkan Waktu Untuk Dapat Menyesuaikan Diri Atau Beradaptasi Dengan Lingkungan Kerjanya Yang Baru.

Kesimpulan Dari Orientasi Itu Sendiri Adalah Program Upaya Pelatihan Dan Pengembangan Awal Bagi Para Karyawan Baru Untuk Dapat Menyesuaikan Diri Dan Juga  Memberi Mereka Informasi Mengenai Perusahaan, Jabatan, Dan Kelompok Kerja.

Agar Orientasi Berhasil Menurut French (1986) Prosedur Orientasi Layaknya Melalui Perencanaan Di Mana Program Tersebut Dikhususkan Untuk Memecahkan Persoalan Spesifik Pegawai Baru. Menurutnya Pula Bahwa Kunci Proses Program Orientasi Pada Pendekatan Yang Digunakan. Pendekatan Yang Partisipatif, Sambutan Yang Hangat, Dan Perhatian Pada Individu Merupakan Hal Yang Penting Dalam Program Orientasi.

Orientasi Bertujuan Membantu Para Karyawan Baru Menyesuaikan Diri Dengan Memperkenalkan Mereka Pada:

1. Mempelajari prosedur pekerjaan
2. Penjalinan hubungan dengan perusahaan
3. Memberikan karyawan perasaan memiliki dengan memperlihatkan bagaimana pekerjaan mereka sejalan dengan keseluruhan organisasi
4. Mengurangi jumlah stres dan kegelisahan yang dialami oleh karyawan baru
5. Mengurangi biaya start-up

Format Dan Kegunaan Dasar Orientasi

Format Orientasi Bersifat Unik Untuk Setiap Perusahaan. Namun Beberapa Kegunaan Dasar Diuraikan Sebagai Berikut:

Situasi Kerja. Karyawan Baru Perlu Mengetahui Bagaimana Jabatannya Diselaraskan Ke Dalam Struktur Organisasi Dan Tujuan-Tujuan Perusahaan.

Kebijakan Dan Aturan Perusahaan. Para Karyawan Harus Memahami Kebijakan-Kebijakan Dan Aturan-Aturan Yang Terkait Dengan Jabatannya Masing-Masing.

Kompensasi. Para Karyawan Memiliki Minat Khusus Dalam Memperoleh Informasi Mengenai Sistem Imbalan

Budaya Perusahaan. Budaya Perusahaan Mencerminkan Panduan Perilaku Bagi Para Karyawan Yang Meliputi Segala Sesuatu Mulai Dari Cara Berpakaian Hingga Cara Berbicara.

Keanggotaan Tim. Kemampuan Dan Kemauan Seorang Karyawan Baru Untuk Bekerja Dan Berkontribusi Dalam Tim Perlu Diperkuat.

Pengembangan Karyawan.  Para Karyawan Perlu Disadarkan Akan Pentingnya Kemampuan Untuk Menguasai Pengetahuan Dan Keterampilan Yang Terus-Menerus Berubah.

Sosialisasi. Untuk Mengurangi Kecemasan Yang Mungkin Dialami Para Karyawan Baru, Perusahaan Harus Mengambil Langkah-Langkah Untuk Mengintegrasikan Mereka Ke Dalam Organisasi Informal. 

Beberapa Hal Yang Tercakup Dalam Program Orientasi

Masalah – Masalah Organisasional

Sejarah Singkat Organisasi                           Organisasi Prerusahaan Nama Dan Jabatan Para Direktur                  Jabatan Karyawan Dan Department Layout                                                          Periode Percobaan Kebijakan Dan Aturan Perusahaan                Peraturan-Peraturan Disiplin Prosedur Keamanan                                     Buku Pedoman Karyawan Proses Produksi                                            Lini Produk Atau Jasa Yang Di Buat

Perkenalan

Dengan Penyelia ( Atasa )                               Dengan Rekan Sekerja Dengan Para Pelatih                                        Dengan Bagian Bimbingan Karyawan

Tunjangan – Tunjangan Karyawan

Skala Pengupahan Atau Penggajian               Asuransi Cuti Dan Liburan                                          Program Pensiun Jam Istirahat                                                 Pelayan Organisasi Terhadap Karyawan Latihan Dan Pendidikan                         Konseling

Tugas – Tugas Jabatan

Lokasi Pekerjaan                                         Fungsi Jabatan Tugas – Tugas Pekerjaan                             Sasaran Pekerjaa Kebutuhan Keamanaan                               Hubungan Dengan Pekerjaan2  Lain

                                     

Manfaat Program Orientasi (Werther & Davis 1996)

1. Mengurangi kecemasan karyawan 
2.  Karyawan baru bisa mempelajari tugasnya dengan lebih baik 
3.  Karyawan memiliki ekspektasi yang lebih realistis mengenai pekerjaann 
4. Mencegah pengaruh buruk dari rekan kerja atau atasan yang kurang mendukung 
5. Karyawan baru menjadi lebih mandiri 
6. Karyawan baru bekerja dengan lebih baik 
7.  Mengurangi kecenderungan karyawan baru untuk mengundurkan diri dari pekerjaan

Penempatan, yaitu proses penanganan pegawai baru yang sudah melaksanakan pendaftaran ulang untuk diberi tahu pada bagian seksi mana mereka ditempatkan. Penetapan atas calon-calon yang diterima ini dapat diputuskan oleh atasan langsung atau oleh bagian personalia/ kepegawaian. Keputusan ini merupakan akhir dari kegiatan penyelenggaraan seleksi. Artinya tenaga-tenaga kependidikan yang baru diterima itu, merupakan tenaga-tenaga yang paling baik menurut standar seleksi yang ditetapkan. Kecuali seleksi untuk maksud-maksud promosi atau mutasi, berdasarkan standar, seleksi ini memungkinkan keputusan penerimaan tidak memperlihatkan terpenuhinya kebutuhan tenaga kependidikan walaupun dilihat dari jumlah pelamar sangat memungkinkan melebihi jumlah yang dibutuhkan. Biasanya hal ini terjadi karena sebagian pelamar tidak dapat memenuhi standar seleksi yang ditentukan. Terhadap para pelamar yang tidak dapat diterima itu, sebaiknya diberitahu secara tertulis beserta alasan-alasannya. Suatu proses seleksi yang telah diselenggarakan sebenarnya belum menjamin bahwa produktivitas segera diperoleh karena memang tenaga baru yang belum dipekerjakan. Namun demikian, seleksi seharusnya memperlihatkan bahwa potensi organisasi menjadi lebih besar dan lebih kuat. Sebagian besar keputusan penempatan diambil oleh manajer lini, dalam hal ini atasan langsung karyawan yang bersangkutan. Peran departemen SDM adalah memberi saran kepada manajer lini mengenai kebijakan perusahaan dan memberikan konseling kepada para karyawan. 

Jenis-Jenis Penempatan

l  Promosi: Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang lebih tinggi, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya. Ada dua jenis promosi:

  Berdasarkan prestasi, Berdasarkan senioritas 

   

2  Transfer: Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang setara, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya.

3 Demosi: Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang lebih rendah, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya.

Kaitan Penempatan dengan Orientasi

Meskipun dalam promosi, transfer, maupun demosi yang ditempatkan adalah para karyawan yang telah bekerja di perusahaan (bukan karyawan baru), namun mereka tetap perlu menjalani orientasi terkait dengan jabatannya yang baru.

2. Buat Program Perencanaan Orientasi Di HRD

Ketika datang pegawai baru yang merupakan kiriman dari kantor pusat atau surat lamaran dari para pelamar kerja  maka seperti biasa bagian HRD mulai menyiapkan program orientasi bagi karyawan tersebut. Program ini dibuat agar para pegawai baru dapat dengan cepat mengadaptasi lingkungan pekerjaan baik secara teknis maupun non teknis. Biasanya dalam program ini dilakukan juga penilaian terhadap pegawai baru, karena bagaimanapun juga sebagai pengelola SDM perusahaan kita harus bisa menilai sisi baik maupun sisi kurang baik dari setiap pegawai terutama pengetahuan dan skillnya ditambah sikap kerjanya. Sebenarnya hasil penilaian yang dilakukan, banyak pegawai yang tidak memenuhi kriteria untuk menjadi pegawai namun karena sesuai SOP maka kepada mereka diberikan program pelatihan sesuai kebutuhan sebagaimana hasil penilaian tadi.

Sebagai salah satu elemen dari program pengembangan karyawan pada sebuah perusahaan, program orientasi tentu sangat penting karena biasanya penilaian dari proses rekrutmen belum menyeluruh (komprehensif) terutama yang menyangkut teknis pekerjaan di lapangan. Memang seperti kita ketahui banyak juga perusahaan yang menginginkan agar setiap karyawan baru yang masuk sudah mempunyai pengalaman yang memadai sehingga tidak perlu “repot” lagi melaksanakan pengembangan atau orientasi bagi pegawai baru dimana waktu yang diperlukan cukup lama.

 

ISI PROSEDUR PROGRAM PERENCANAAN ORIENTASI DI HRD

1.         Tujuan Program Orientasi Kerja, adalah agar para karyawan Baru, khusus-nya bagi para pendatang baru yang belum pernah memiliki pengalaman bekerja dapat segera memahami hal-hal yang terdapat di dalam Perusahaan dan agar mereka dapat segera menyesuaikan diri dengan lingkungan dan budaya bekerja  atau agar mereka yakni bagi pendatang baru di Perusahaan, tetapi telah memiliki pengalaman bekerja di Perusahaan lain dapat segera menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja di Perusahaan dan tidak merasa canggung dan ragu dalam melaksanakan pekerjaan/ tugas. Tujuan yang lebih dalam adalah agar para Karyawan pendatang baru, siapa-pun adanya mereka,  mampu membuang kebiasaan-kebiasaan lama yang mereka miliki yang kurang bermanfaat atau akan kurang mendukung keberhasilan mereka dalam menjalankan tugas dan pekerjaan mereka di Perusahaan.

2.         Pra-syarat keberhasilan Program Orientasi Kerja, adalah sikap dan perilaku Manajemen Perusahaan dan jajaran-nya yang harus terbuka,  rela hati/ iklas dan bersahabat.

3.         Bahan/ materi yang disiapkan Perusahaan dan diberikan kepada para karyawan Pendatang Baru selama masa Orientasi Kerja berlangsung, antara lain meliputi :

a.      Pengenalan kepada Perusahaan secara umum, yakni hal-hal yang terkait dengan riwayat, kepemilikan, group usaha jika ada tujuan yang ingin dicapai, jenis dan kegiatan usaha yang dijalankan, susunan Organisasi Kerja,

b.      Pengenalan dan penjabaran atas Prinsip-prinsip moral dan Budaya Kerja Perusahaan, termasuk ketentuan Tata-Tertib, Peraturan Perusahaan dan ketentuan-ketentuan yang terkait dengan Peraturan Perusahaan, dll.

c.      Penjabaran tentang Produk-produk dari Perusahaan, kekuatan dan kemampuan daya saing produk yang dimiliki, peta perusahaan pesaing dengan produk yang sejenis atau sama secara umum dan tidak perlu terlalu mendalam > dan tuntutan menghadapi persaingan pasar.

d.      Seluk-beluk tugas/ pekerjaan yang disandang, meliputi ruang lingkup tugas/pekerjaan yang akan dilakukan, wewenang dan tanggung-jawab dalam melaksanakan tugas, cara melaksanakan tugas dengan baik agar mencapai hasil/ kinerja optimal, cara-cara menggunakan peralatan bekerja, hubungan tugas/ pekerjaan yang disandang dengan tugas lain di dalam unit kerja yang sama, hasil kerja yang diharapkan dari tugas/ pekerjaan yang disandang, pengaturan waktu dalam melaksanakan tugas/ pekerjaan, penjalinan kerjasama dalam melaksanakan tugas/ pekerjaan, ketentuan-ketentuan bekerja lembur dls-nya.

e.      Hubungan kerja dengan Atasan dan rekan sekerja, termasuk sistim dan tata-laksana pelaporan, sistim pemantauan kegiatan dan hasil kerja sehari-hari, pola kerjasama didalam kelompok/ tim didalam unit kerja yang sama ataupun diluar unit kerja, dll.

1.              

4. Manfaat/ Hasil dari Program Orientasi Kerja, adalah antara lain :

a.    Menghilangkan sikap harap-harap cemas, keraguan dan tanda-tanya tersembunyi yang selalu dimiliki para Pendatang Baru.

b.    Mendorong percepatan kemampuan penyesuaian diri para Karyawan baru kepada lingkungan kerja yang dimasuki.

c.    Menumbuhkan keyakinan diri, kemampuan memusatkan diri dan semangat untuk segera berprestasi, karena merasa diperhatikan.

d.    Mulai menimbulkan kemampuan menentukan langkah-langkah yang dianggap terbaik bagi dirinya dalam menata karier ke masa depan.

5.      Menjaga pelaksanaan Program Orientasi Kerja agar dapat berjalan dengan singkat, padat, effektif dan berhasil ;

a.    Memberlakukan Sistim Mentor, demi menjaga keberhasilan komunikasi dan penyerapan bahan/ materi yang dikenalkan dan harus dikuasai dalam waktu yang relatif singkat.

b.    Perusahaan/ Departemen SDM, harus sejak dini menyiapkan bahan-bahan/ materi tertulis, untuk digunakan sebagai alat Bantu,  agar menghemat waktu Mentor.

c.    Hal-hal yang bersifat/ merupakan Ketentuan atau Peraturan, seperti Riwayat Perusahaan, Struktur Organisasi, Budaya Perusahaan, Peraturan Perusahaan, Ketentuan Perilaku dan Tata-Tertib bekerja, Hak dan Kewajiban Karyawan dll, sudah harus dimiliki secara standar, sehingga memudahkan penjabaran dan menjadi acuan yang jelas.

d.    Petunjuk kerja dan hal-hal yang bersifat teknikal, seperti seluk-beluk pekerjaan, bentuk hubungan kerja, sistim pelaporan dll, agar diarahkan/ dengan bimbingan langsung dari Mentor, karena akan sering memerlukan penjelasan yang rinci.

6.   Sistim Mentor,

           

a.       Sistim Mentor, adalah sistim orientasi kerja, dimana kepada seorang (Karyawan) baru diberikan  seorang Atasan atau Rekan Sekerja yang sudah berpengalaman, untuk bertindak sebagai Pembimbing dan Pelatih Kerja sehari-hari. Atau dapat juga diartikan secara terbalik, dimana Mitra Kerja (Karyawan) baru dititipkan kepada seorang Mitra Kerja (Karyawan) lain yang sudah memiliki pengalaman dan keahlian teruji, dengan tugas bagi sang Mitra Kerja (Karyawan) Senior untuk membimbing, mengajari dan memantau secara ketat Mitra Kerja (Karyawan) baru

b.      Manfaat Sistim Mentor, adalah bahwa (Karyawan) baru akan benar-benar terbimbing dan terpantau dengan baik, karena dirinya selalu dapat dan mudah mendapatkan tempat bertanya yakni kepada Mentor.

c.       Pembatasan Sistim Mentor, adalah bahwa seorang yang ditunjuk/ ditugaskan sebagai Mentor, hanya membimbing tidak lebih dari 2 ( dua ) orang karyawan baru didalam kurun waktu yang sama, demi effektifitas tugas yang disandang-nya.

                                                                                                             

Jan

Ja    7. jangka waktu pelaksanaan program orientasi kerja bagi seorang karyawan baru, agar efektif dan efesien adalah berkisar pada masa 7 hari sampai dengan masa 14 hari

1.