Tugas
1.
Carilah
Ruang lingkup MSDM!
2.
Peran dan
fungsi bagian dari Manajemn Sumber Daya Manusia!
1.
Ruang Lingkup
Tugas MSDM ialah mengelola unsur manusia
dengan segala potensi yang dimilikinya seefektife mungkin sehingga dapat
diperoleh sumber daya manusia yang puas ( satisfied) dan memuaskan (
satisfactory ) bagi organisasi. MSDM memfokuskan diri pada unsur sumber daya
manusia mencakup fungsi manajerial, fungsi operasional, dan peran serta
kedudukan sumber daya manusia dalam mencapai tujuan – tujuan organisasi secara
terpadu.
Lingkup
MSDM meliputi semua aktifitas yang berhubungan dengan SDM dalam organisasi.jadi
lingkup MSDM berkaitan dengan aktifitas-aktifitas yang secara umum mencakup
1.
Rancangan
Organisasi diantara lain:
o Perencanaan SDM
o Analisis pekerjaan
o Rancangan pekerjaan
o Tim kerja
o Sistem informasi
2.
Staffing
:
o Rekrut/ memperkerjakan
o Affirmative action
o Promosi/pemindahan
o Pelayanan – pelayanan outplacement
o Pengangkatan/orientasi
o Metode – metode seleksi pekerja
3.
Sistem
reward , tunjangan – tunjangan dan pematuhan
o Program – program keamanan
o Pelayanan2 kesehatan
o Prosedur2 pengaduan
o Administrasi kompensasi, pengupahan /
penggajian, tunjangan asuransi, rencana2 pembagian keuntungan/pension
o Hubungan2 kerja
4.
Manejemen
performasi :
o Penilaian manajemen/MBO
o Program peningkatan/Produktivitas
o Penilaian performasi yang difokuskan pada
klien
5.
Pengembangan
pekerja dan organisasi
o Pengembangan pengawasan/manajemn
o Perencanaan/pengembangan karier
o Program – program pembinaan / asistensi
pekerja
o Pelatihan keterampilan, nonmanajemen
o Penelitian – penelitian terhadap sikap
o Program2 persiapan pension
6.
Komunikasi
dan relasi public
o Sistem-sistem informasi/laporan/catatan2 SDM
o Komunikasi/publikasi pekerja
o Sistem penyaranan
o Penelitian SDM.
Contoh kasus :
Hotel Nikko merupakan salah satu perusahaan
yang bergerak di bidang jasa yang
sudah ternama dan sudah banyak pelanggan
(tamu) yang menginap terutama
wisatawan dari negara asing. Hotel Nikko
sangat jelas memperhatikan dari segi
kualitas. Tingkat kepuasan dalam kepuasan
pelanggan yang selalu diperhatikan.
Mulai dari kerjasama antara hotel dengan
pelanggan (tamu) dengan memberikan
pelayanan yang terbaik dari segala hal yang
menyangkut kualitas. Kepuasan akan
karyawan dalam bekerja di hotel Nikko yang
merupakan terciptanya moral kerja,
dedikasi, kecintaan, dan kedisiplinan
karyawan meningkat.
Melihat pentingnya penerapan Total Quality
Manajemen (TQM) maka perlu
dilakukan penelitian meliputi variabel
kepuasan karyawan bekerja di Hotel Nikko,
format penyerahan informasi yang diberikan
oleh pihak hotel kepada karyawan,sasaran dan hasil perusahaan, kerjasama (teamwork)
yang dilakukan oleh karyawan. hubungan antara kepuasan karyawan dengan
praktek manajemen SDM.
Hasil tersebut menunjukan bahwa cukup tinggi
antara Kepuasan karyawan dengan
format informasi, sasaran dan hasil, teamwork
dan gaji; format informasi dengan
sasaran dan hasil, format informasi dengan teamwork
dan gaji; sasaran dan hasil
dengan teamwork dan gaji, teamwork,
leader dan gaji dengan kepuasan pelanggan
2. PERANAN
DAN FUNGSI BAGIAN DARI MSDM
Manajemen Sumber Daya manusia.
Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab terhadap aktivitas perusahaan
yang bervariasi dengan melaksanakan fungsi-fungsinya. Menurut Cherrington(1995:
11).
fungsi-fungsi
sumber daya manusia terdiri dari:
a.Staffng/Employmcnt
Fungsi ini terdiri dari tiga aktivitas
penting, yaitu perencanaan, penarikan, dan seleksi sumber daya manusia.
Sebenamya para manajer bertanggung jawab untuk mengantisispasi kebutuhan sumber
daya manusia. Dengan semakin berkembangnya perusahaan, para manajer menjadi
lebih tergantung pada departemen sumber daya manusia untuk mengumpulkan
informasi mengenai komposisi dan keterampilan tenaga kerja saat ini.
Meskipun penarikan tenaga kerja dilakukan
sepenuhnya oleh departemen sumber daya manusia, departemen lain tetap terlibat
dengan menyediakan deskripsi dari spesifikasi pekerjaan untuk membantu proses
penarikan.
Dalam proses seleksi, departemen sumber daya
manusia melakukan penyaringan melalui wawancara, tes, dan menyelidiki latar
belakang pelamar. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia untuk pengadaan
tenaga kerja ini semakin meningkat dengan adanya hukum tentang kesempatan kerja
yang sama dan berbagai syarat yang diperlukan perusahaan.
b.Performance Evaluation
Penilaian kinerja sumber daya manusia
merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia dan para manajer. Para
manajer menanggung tanggung jawab utama untuk mengevaluasi bawahannya dan departemen
sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan bentuk penilaian
kinerja yang efektif dan memastikan bahwa penilaian kinerja tersebut dilakukan
oleh seluruh bagian perusahaan.
Departemen sumber daya rnanusia juga perlu
melakukan pelatihan terhadap para manajer tentang bagaimana membuat standar
kinerja yang baik dan membuat penilaian kinerja yang akurat.
c. Compensation
Dalam hal kompensasi/reward dibutuhkan suatu
koordinasi yang baik antara departemen sumber daya manusia dengan para manajer.
Para manajer bertanggung jawab dalam hal kenaikan gaji, sedangkan departemen
sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan struktur gaji yang
baik. Sistem kompensasi yang memerlukan keseimbangan antara pembayaran dan
manfaat yang diberikan kepada tenaga kerja. Pembayaran meliputi gaji, bonus,
insentif, dan pembagian keuntungan yang diterima oleh karyawan. Manfaat
meliputi asuransi kesehatan, asuransi jiwa, cuti, dan sebagainya. Departemen
sumber daya manusia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kompensasi yang
diberikan bersifat kompetitif diantara perusahaan yang sejenis, adil, sesuai.
dengan hukum yang berlaku (misalnya:UMR), dan memberikan motivasi.
d. Training and Development
Departemen sumber daya manusia bertanggung
jawab untuk membantu para manajer menjadi pelatih dan penasehat yang baik bagi
bawahannya, menciptakan program pelatihan dan pengembangan yang efektif
baik bagi karyawan baru (orientasi) maupun yang sudah ada (pengembangan
keterampilan), terlibat dalam program pelatihan dan pengembangan tersebut,
memperkirakan kebutuhan perusahaan akan program pelati han dan pengembangan,
serta mengevaluasi efektifitas progam pelatihan dan pengembangan. Tanggung
jawab departemen sumber daya manusia dalam hal ini juga menyangkut masalah
pemutusan hubungan kerja Tanggung jawab ini membantu restrukturisasi perusahaan
dan memberikan solusi terhadap konflik yang terjadi dalam perusahaan.
e. Employee Relations
Dalam perusahaan yang memiliki serikat
pekeja, departemen sumber daya manusia berperan aktif dalam melakukan negosiasi
dan mengurus masalah persetujuan dengan pihak serikat pekerja. Membantu
perusahaan menghadapi serikat pekerja merupakan tanggung jawab departemen
sumber daya manusia. Setelah persetujuan disepakati, departemen sumber daya
manusia membantu para manajer tentang bagaimana mengurus persetujuan tersebut
dan menghindari keluhan yang lebih banyak. Tanggung jawab utama departernen sumber
daya manusia adalah untuk menghindari praktek-praktek yang tidak sehat
(misalnya : mogok kerja, demonstrasi). Dalam perusahaan yang tidak memiliki
serikat kerja, departemen sumber daya manusia dibutuhkan untuk terlibat dalam
hubungan karyawan. Secara umum, para karyawan tidak bergabung dengan serikat
kerja jika gaji mereka cukup memadai dan mereka percaya bahwa pihak perusahaan
bertanggung jawab terhadap kebutuhan mereka. Departemen sumber daya manusia
dalam hal ini perlu memastikan apakah para karyawan diperlakukan secara baik
dan apakah ada cara yang baik dan jelas untuk mengatasi keluhan. Setiap
perusahaan, baik yang memiliki serikat pekerja atau tidak, memerlukan suatu
cara yang tegas untuk meningkatkan kedisiplinan serta mengatasi keluhan dalam upaya
mengatasi permasalahan dan melindungi tenaga kerja.
f. Safety and Health
Setiap perusahaan wajib untuk memiliki dan
melaksanakan program keselamatan untuk mengurangi kejadian yang tidak
diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat. Tenaga kerja perlu diingatkan
secara terus menerus tentang pentingnya keselamatan kerja Suatu program
keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan dan
meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara umum. Departemen sumber daya manusia
mempunyai tanggung jawab utama untuk mengadakan pelatihan tentang keselamatan
kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga kerja,
dan melaporkan adanya kecelakaan kerja.
g. Personnel Research
Dalam usahanya untuk meningkatkan efektifitas
perusahan, departemen sumber daya manusia melakukan analisis terhadap masalah
individu dan perusahaan serta membuat perubahan yang sesuai. Masalah yang
sering diperhatikan oleh departemen sumber daya manusia adalah penyebab
terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan, bagaimana prosedur
penarikan dan seleksi yang baik, dan penyebab ketidakpuasan tenaga kerja.
Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan
menganalisis informasi yang menyinggung masalah ini. Hasilnya digunakan menilai
apakah kebijakan yang sudah ada perlu diadakan perubahan atau tidak.
Contoh kasus :
Bagian HRD sangat berperan penting dalam
pemilihan karyawan/ Rekuitmen yang
terbaik untuk suatu perusahaan dimana mulai dari Menyeleksi karyawan Potensial
dan Kompeten,Pengenalan tentang Organisasi, Fungsi, Orang dan Tugas-tugasnya,Pengenalan
tentang Norma, Peraturan dan Nilai- nilai Organisasi,Menyelaraskan keahlian
dari sini Perusahaan akan terus berkembang semua ini dilakukan HRD untuk mendapatkan
suatu sumber daya manusia yang terbaik dan berkualitas untuk mengisi kedudukan
sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Manajeman SDM berubah dan fungsi spesialisasi yang berdiri sendiri menjadi fungsi yang terintegrasi dengan seluruh fungsi lainnya di dalam organisasi,
untuk bersama-sama mencapai sasaran yang sudah ditetapkan serta memiliki fungsi
perencanaanyang sangat strategik dalam organisasi,dengan
kata lain fungsi SDM lama menjadi lebih
bersifat strategi
Peran Departemen Sumber Daya Manusia
Dalam hubungannya dengan para manajer dan
untuk melaksanakan fungsi-fungsinya, departemen sumber daya manusia memiliki
peran yang diharapkan dapat membantu para manajer untuk mencapai tujuan
perusahaan. Menurut Cherrington (1995:8) peranan departemen sumber daya
manusia terdiri dari :
a. Advisory/Counseling
Role
Dalam peran ini, departemen sumber daya
manusia berperan sebagai konsultan internal yang bertugas mengumpulkan
informasi, menentukan permasalahan, menentukan solusi atas masalah tersebut,
dan memberikan bantuan serta panduan dalam memecahkan permasalahan sumber daya
manusia yang dihadapi oleh perusahaan. Peran departemen sumber daya manusia ini
tampak dalam tanggung jawabnya mengenai staffing, performance evaluation,
program pelatihan, dan pemutusan hubungan kerja. Dalam hal ini,
departemen sumber daya manusia menyediakan
masukan yang membantu para manajer untuk mengambil keputusan.
b. Service Role
Dalam
peran ini departemen sumber daya manusia melakukan aktivitas yang memberikan
pelayanan secara langung kepada pihak manajer. Penarikan, pelatihan orientasi,
melakukan pencatatan, dan melaporkan pekerjaan merupakan contoh peranan ini
c. Control Role
c. Control Role
Dalam melaksanakan peran ini, departemen
sumber daya manusia bertugas untuk mengendalikan fungsi manajemen sumber daya
manusia dalam perusahaan. Departemen sumber daya manusia mengeluarkan kebijakan
dan mengendalikan sumber daya manusia melalui kebijakan tersebut, sehingga
departemen sumber daya manusia berperan sebagai wakil pihak top management
perusahaan. Dengan adanya berbagai peraturan, peran ini semakin penting dalam
mengatur masalah keselamatan kerja, kesempatan kerja yang sama, hubungan tenaga
kerja, dan kompensasi.
Secara
Ringkas Peranan MSDM mengatur dan menetapkan program kepegawaian yang mencakup
masalah – masalah seperti :
1.
Menetapkan
jumlah,kualitas, dan penetapan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan
kebutuhan perusahaan berdasarkan job description, job specification, job
requirement, dan job evaluation
2.
Menetapkan
penarikan,seleksi, dan penetapan karyawan berdasarkan asas the right man is the
right place and the right man in the right job
3.
Menetapkan
program kesejahteraan,pengembangan,promosi,dan pemberhentian
4.
Meramalkan
penawaran dan permintaan SDM pada masa yang akan datang
5.
Memperkirakan
keadaan perekonomian pada umumnya dan perkembangan perusahaan pada khususnya
6.
Memonitor
dengan cermat undang-undang perburuhan dan kebijaksanaan pemberian balas jasa
perusahaan – perusahaan sejenis
7.
Memonitor
kemajuan teknik dan perkembangan serikat buruh
8.
Melaksanakan
pendidikan,latihan,dan penilaian prestasi karyawan
9.
Mengatur
mutasi karyawan baik vertical maupun horizontal
10. Mengatur pension,pemberhentian dan pesangonya
Contoh :
Dalam struktur organisasi HR
Management. Pembagian tugas HR Management pada 3 sub unit kerja, tidak harus
selalu berkaitan dengan penempatan tenaga yang menangani tugas tugas tersebut.
Misalkan
untuk perusahaan kecil, bisa saja semua tugas tugas tersebut ditangani oleh
hanya 1 (satu) orang petugas. Dia menangani seluruh tugas tugas HR, namun dia
harus tetap memperlakukan bahwa tugasnya terbagi atas 3 kelompok tugas dengan
target masing masing yang harus dicapai, yaitu:
Tugas Pertama,
Mengupayakan intensifikasi penggunaan tenaga kerja, dengan cara mempertahankan
jumlah tenaga kerja yang seminimal mungkin, untuk mengerjakan tugas yang harus
dilaksanakan (HRD).
Tugas Kedua,
Menciptakan hubungan ketenagakerjaan yang harmonis dan akrab, sehingga karyawan
merasa betah untuk bekerja selamanya pada perusahaan (Industrial Relation).
Tugas hakiki dari sub unit kerja ini seyogyanya harus lebih fokus pada upaya
mencegah timbulnya kasus perburuhan, bukan fokus pada penyelesaian masalah
perburuhan.
Tugas Ketiga,
Menyusun sistim Remuneration & Rewards yang mampu membangun motivasi
karyawan untuk meningkatkan kompetensi dan prestasi kerjanya. Dalam hal ini
termasuk tugas tugas penilaian karyawan (Performance Appraisal) dan Promosi
Jabatan (Career Management). (Remuneration & Rewards).
Untuk Perusahaan yang lebih besar,
misalnya, karena pekerjaan Sub Unit, apakah pada HRD, atau pada Industrial
Relation atau pada Remuneration & Reward telah ditempatkan tenaga pembantu
dengan Jabatan Staff, maka untuk yang memimpin seluruh tugas HR Management
selayaknya diberi sebutan jabatan sebagai Kepala Seksi (Section Head). Harus
pula diperhatikan, bahwa, walaupun pada dasarnya tugas tugas dari sub unit
telah didelegasikan pada Staff, akan tetapi ada bagian tertentu dari sub unit
tersebut yang tetap harus ditangani oleh pimpinan HR Management. Misalnya dalam
pembuatan struktur organisasi, walaupun pembuatan gambar denahnya dilakukan
oleh staff, namun ketetapan tentang format dan struktur organisasi adalah
merupakan tugas pimpinan HR Management yang harus berkoordinasi dengan pimpinan
lain. Demikian pula dengan tugas rekrutment. Walau yang mengeluarkan pengumuman
/ iklan lowongan kerja dilakukan oleh staff, namun dalam memutuskan calon mana
yang akan diterima, adalah meruapakan wewenang pimpinan HR Management yang
harus berkoordinasi dengan pimpinan unit kerja yang membutuhkan karyawan baru.
Demikian selanjutnya untuk tugas tugas lain, harus dibagi (ditetapkan), tugas
mana yang didelegasikan kepada bawahan, dan tugas. mana yang tetap harus
ditangani oleh pimpinan. Pada organisasi perusahaan yang lebih besar pun, hal
ini harus ditetapkan.
Untuk perusahaan yang lebih besar lagi,
misalnya, karena jumlah karyawan sudah sangat banyak, maka untuk sub unit
pekerjaan perhitungan dan pembayaran gaji serta tugas pelaksanaan penilaian
prestasi karyawan dan proses promosi karyawan, memerlukan beberapa orang tenaga
kerja, maka untuk memimpin sub unit tersebut harus ditetapkan 1 orang sebagai
Supervisor. Oleh karena itu, untuk yang memimpin seluruh tugas HR Management,
harus ditetapkan jabatan minimal Section Head dan bisa juga sebagai Manager,
tergantung pada bobot grade dari jabatan tersebut
Untuk perusahaan yang lebih besar lagi,
dan oleh karena itu, jabatan untuk yang memimpin sub unit telah diberikan
jabatan Section Head, maka untuk yang memimpin seluruh tugas HR Management,
jabatannya harus disebut Manager.
Semua sub unit atau tugas tugas di dalam
ruang lingkup HR Management, harus saling terkait dan harus torkoordinasi
secara sejajar dan sinkron. Sehingga tidak ada istilah atau sebutan sebagai
Generalis atau Specialist. Bahwa yang layak menjadi pimpinan HR Management,
adalah orang yang sudah pernah menangani / memimpin seluruh tugas tugas dari
sub unit yang ada dalam ruang lingkup HR Management. Untuk itu harus dilakukan
Job Rotation.
Bilamana karena kebutuhan perusahaan,
untuk yang memimpin salah satu sub unit kerja diberi jabatan sebagai Manager,
maka untuk yang memimpin seluruh unit kerja HR Management seharusnya diberi
jabatan General Manager. Demikian selanjutnya, sehingga untuk skala perusahaan
yang sangat besar, yang memimpin seluruh tugas tugas HR Management ditempatkan
jabatan Direktur HR.