Kamis, 31 Mei 2012

tugas pak murhadi

Tugas
1.      Carilah Ruang lingkup MSDM!
2.      Peran dan fungsi bagian dari Manajemn Sumber Daya Manusia!

1.      Ruang Lingkup

 Tugas MSDM ialah mengelola unsur manusia dengan segala potensi yang dimilikinya seefektife mungkin sehingga dapat diperoleh sumber daya manusia yang puas ( satisfied) dan memuaskan ( satisfactory ) bagi organisasi. MSDM memfokuskan diri pada unsur sumber daya manusia mencakup fungsi manajerial, fungsi operasional, dan peran serta kedudukan sumber daya manusia dalam mencapai tujuan – tujuan organisasi secara terpadu.
            Lingkup MSDM meliputi semua aktifitas yang berhubungan dengan SDM dalam organisasi.jadi lingkup MSDM berkaitan dengan aktifitas-aktifitas yang secara umum mencakup
1.      Rancangan Organisasi diantara lain:
o   Perencanaan SDM
o   Analisis pekerjaan
o   Rancangan pekerjaan
o   Tim kerja
o   Sistem informasi
2.      Staffing :
o   Rekrut/ memperkerjakan
o   Affirmative action
o   Promosi/pemindahan
o   Pelayanan – pelayanan outplacement
o   Pengangkatan/orientasi
o   Metode – metode seleksi pekerja

3.      Sistem reward , tunjangan – tunjangan dan pematuhan
o   Program – program keamanan
o   Pelayanan2 kesehatan
o   Prosedur2 pengaduan
o   Administrasi kompensasi, pengupahan / penggajian, tunjangan asuransi, rencana2 pembagian keuntungan/pension
o   Hubungan2 kerja
4.      Manejemen performasi :
o   Penilaian manajemen/MBO
o   Program peningkatan/Produktivitas
o   Penilaian performasi yang difokuskan pada klien
5.      Pengembangan pekerja dan organisasi
o   Pengembangan pengawasan/manajemn
o   Perencanaan/pengembangan karier
o   Program – program pembinaan / asistensi pekerja
o   Pelatihan keterampilan, nonmanajemen
o   Penelitian – penelitian terhadap sikap
o   Program2 persiapan pension
6.      Komunikasi dan relasi public
o   Sistem-sistem informasi/laporan/catatan2 SDM
o   Komunikasi/publikasi pekerja
o   Sistem penyaranan
o   Penelitian SDM.

Contoh kasus :
Hotel Nikko merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa yang
sudah ternama dan sudah banyak pelanggan (tamu) yang menginap terutama
wisatawan dari negara asing. Hotel Nikko sangat jelas memperhatikan dari segi
kualitas. Tingkat kepuasan dalam kepuasan pelanggan yang selalu diperhatikan.
Mulai dari kerjasama antara hotel dengan pelanggan (tamu) dengan memberikan
pelayanan yang terbaik dari segala hal yang menyangkut kualitas. Kepuasan akan
karyawan dalam bekerja di hotel Nikko yang merupakan terciptanya moral kerja,
dedikasi, kecintaan, dan kedisiplinan karyawan meningkat.
Melihat pentingnya penerapan Total Quality Manajemen (TQM) maka perlu
dilakukan penelitian meliputi variabel kepuasan karyawan bekerja di Hotel Nikko,
format penyerahan informasi yang diberikan oleh pihak hotel kepada karyawan,sasaran dan hasil perusahaan, kerjasama (teamwork) yang dilakukan oleh karyawan. hubungan antara kepuasan karyawan dengan praktek manajemen SDM.
Hasil tersebut menunjukan bahwa cukup tinggi antara Kepuasan karyawan dengan
format informasi, sasaran dan hasil, teamwork dan gaji; format informasi dengan
sasaran dan hasil, format informasi dengan teamwork dan gaji; sasaran dan hasil
dengan teamwork dan gaji, teamwork, leader dan gaji dengan kepuasan pelanggan

2.      PERANAN DAN FUNGSI BAGIAN DARI MSDM

Manajemen Sumber Daya manusia. Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab terhadap aktivitas perusahaan yang bervariasi dengan melaksanakan fungsi-fungsinya. Menurut Cherrington(1995: 11).

fungsi-fungsi sumber daya manusia terdiri dari:

a.Staffng/Employmcnt
Fungsi ini terdiri dari tiga aktivitas penting, yaitu perencanaan, penarikan, dan seleksi sumber daya manusia. Sebenamya para manajer bertanggung jawab untuk mengantisispasi kebutuhan sumber daya manusia. Dengan semakin berkembangnya perusahaan, para manajer menjadi lebih tergantung pada departemen sumber daya manusia untuk mengumpulkan informasi mengenai komposisi dan keterampilan tenaga kerja saat ini.
Meskipun penarikan tenaga kerja dilakukan sepenuhnya oleh departemen sumber daya manusia, departemen lain tetap terlibat dengan menyediakan deskripsi dari spesifikasi pekerjaan untuk membantu proses penarikan.
Dalam proses seleksi, departemen sumber daya manusia melakukan penyaringan melalui wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang pelamar. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia untuk pengadaan tenaga kerja ini semakin meningkat dengan adanya hukum tentang kesempatan kerja yang sama dan berbagai syarat yang diperlukan perusahaan.

b.Performance Evaluation
Penilaian kinerja sumber daya manusia merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia dan para manajer. Para manajer menanggung tanggung jawab utama untuk mengevaluasi bawahannya dan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan bentuk penilaian kinerja yang efektif dan memastikan bahwa penilaian kinerja tersebut dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan.
Departemen sumber daya rnanusia juga perlu melakukan pelatihan terhadap para manajer tentang bagaimana membuat standar kinerja yang baik dan membuat penilaian kinerja yang akurat.

c. Compensation
Dalam hal kompensasi/reward dibutuhkan suatu koordinasi yang baik antara departemen sumber daya manusia dengan para manajer. Para manajer bertanggung jawab dalam hal kenaikan gaji, sedangkan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan struktur gaji yang baik. Sistem kompensasi yang memerlukan keseimbangan antara pembayaran dan manfaat yang diberikan kepada tenaga kerja. Pembayaran meliputi gaji, bonus, insentif, dan pembagian keuntungan yang diterima oleh karyawan. Manfaat meliputi asuransi kesehatan, asuransi jiwa, cuti, dan sebagainya. Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kompensasi yang diberikan bersifat kompetitif diantara perusahaan yang sejenis, adil, sesuai. dengan hukum yang berlaku (misalnya:UMR), dan memberikan motivasi.

d. Training and Development
Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk membantu para manajer menjadi pelatih dan penasehat yang baik bagi bawahannya, menciptakan program pelatihan dan pengembangan yang efektif baik bagi karyawan baru (orientasi) maupun yang sudah ada (pengembangan keterampilan), terlibat dalam program pelatihan dan pengembangan tersebut, memperkirakan kebutuhan perusahaan akan program pelati han dan pengembangan, serta mengevaluasi efektifitas progam pelatihan dan pengembangan. Tanggung jawab departemen sumber daya manusia dalam hal ini juga menyangkut masalah pemutusan hubungan kerja Tanggung jawab ini membantu restrukturisasi perusahaan dan memberikan solusi terhadap konflik yang terjadi dalam perusahaan.

e. Employee Relations
Dalam perusahaan yang memiliki serikat pekeja, departemen sumber daya manusia berperan aktif dalam melakukan negosiasi dan mengurus masalah persetujuan dengan pihak serikat pekerja. Membantu perusahaan menghadapi serikat pekerja merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia. Setelah persetujuan disepakati, departemen sumber daya manusia membantu para manajer tentang bagaimana mengurus persetujuan tersebut dan menghindari keluhan yang lebih banyak. Tanggung jawab utama departernen sumber daya manusia adalah untuk menghindari praktek-praktek yang tidak sehat (misalnya : mogok kerja, demonstrasi). Dalam perusahaan yang tidak memiliki serikat kerja, departemen sumber daya manusia dibutuhkan untuk terlibat dalam hubungan karyawan. Secara umum, para karyawan tidak bergabung dengan serikat kerja jika gaji mereka cukup memadai dan mereka percaya bahwa pihak perusahaan bertanggung jawab terhadap kebutuhan mereka. Departemen sumber daya manusia dalam hal ini perlu memastikan apakah para karyawan diperlakukan secara baik dan apakah ada cara yang baik dan jelas untuk mengatasi keluhan. Setiap perusahaan, baik yang memiliki serikat pekerja atau tidak, memerlukan suatu cara yang tegas untuk meningkatkan kedisiplinan serta mengatasi keluhan dalam upaya mengatasi permasalahan dan melindungi tenaga kerja.

f. Safety and Health
Setiap perusahaan wajib untuk memiliki dan melaksanakan program keselamatan untuk mengurangi kejadian yang tidak diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat. Tenaga kerja perlu diingatkan secara terus menerus tentang pentingnya keselamatan kerja Suatu program keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan dan meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara umum. Departemen sumber daya manusia mempunyai tanggung jawab utama untuk mengadakan pelatihan tentang keselamatan kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga kerja, dan melaporkan adanya kecelakaan kerja.


g. Personnel Research
Dalam usahanya untuk meningkatkan efektifitas perusahan, departemen sumber daya manusia melakukan analisis terhadap masalah individu dan perusahaan serta membuat perubahan yang sesuai. Masalah yang sering diperhatikan oleh departemen sumber daya manusia adalah penyebab terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan, bagaimana prosedur penarikan dan seleksi yang baik, dan penyebab ketidakpuasan tenaga kerja. Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi yang menyinggung masalah ini. Hasilnya digunakan menilai apakah kebijakan yang sudah ada perlu diadakan perubahan atau tidak.

Contoh kasus :

Bagian HRD sangat berperan penting dalam pemilihan karyawan/ Rekuitmen yang terbaik untuk suatu perusahaan dimana mulai dari Menyeleksi karyawan Potensial dan Kompeten,Pengenalan tentang Organisasi, Fungsi, Orang dan Tugas-tugasnya,Pengenalan tentang Norma, Peraturan dan Nilai- nilai Organisasi,Menyelaraskan keahlian dari sini Perusahaan akan terus berkembang  semua ini dilakukan HRD untuk mendapatkan suatu sumber daya manusia yang terbaik dan berkualitas untuk mengisi kedudukan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Manajeman SDM berubah dan fungsi spesialisasi yang berdiri sendiri menjadi fungsi yang terintegrasi dengan seluruh fungsi lainnya di dalam organisasi, untuk bersama-sama mencapai sasaran yang sudah ditetapkan serta memiliki fungsi perencanaanyang sangat strategik dalam organisasi,dengan kata lain fungsi SDM lama menjadi lebih bersifat strategi

Peran Departemen Sumber Daya Manusia

Dalam hubungannya dengan para manajer dan untuk melaksanakan fungsi-fungsinya, departemen sumber daya manusia memiliki peran yang diharapkan dapat membantu para manajer untuk mencapai tujuan perusahaan. Menurut Cherrington (1995:8) peranan departemen sumber daya manusia terdiri dari :

a.      Advisory/Counseling Role

Dalam peran ini, departemen sumber daya manusia berperan sebagai konsultan internal yang bertugas mengumpulkan informasi, menentukan permasalahan, menentukan solusi atas masalah tersebut, dan memberikan bantuan serta panduan dalam memecahkan permasalahan sumber daya manusia yang dihadapi oleh perusahaan. Peran departemen sumber daya manusia ini tampak dalam tanggung jawabnya mengenai staffing, performance evaluation, program pelatihan, dan pemutusan hubungan kerja. Dalam hal ini,
departemen sumber daya manusia menyediakan masukan yang membantu para manajer untuk mengambil keputusan.

b. Service Role
Dalam peran ini departemen sumber daya manusia melakukan aktivitas yang memberikan pelayanan secara langung kepada pihak manajer. Penarikan, pelatihan orientasi, melakukan pencatatan, dan melaporkan pekerjaan merupakan contoh peranan ini

c. Control Role
Dalam melaksanakan peran ini, departemen sumber daya manusia bertugas untuk mengendalikan fungsi manajemen sumber daya manusia dalam perusahaan. Departemen sumber daya manusia mengeluarkan kebijakan dan mengendalikan sumber daya manusia melalui kebijakan tersebut, sehingga departemen sumber daya manusia berperan sebagai wakil pihak top management perusahaan. Dengan adanya berbagai peraturan, peran ini semakin penting dalam mengatur masalah keselamatan kerja, kesempatan kerja yang sama, hubungan tenaga kerja, dan kompensasi.

Secara Ringkas Peranan MSDM mengatur dan menetapkan program kepegawaian yang mencakup masalah – masalah seperti :
1.      Menetapkan jumlah,kualitas, dan penetapan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan job description, job specification, job requirement, dan job evaluation
2.      Menetapkan penarikan,seleksi, dan penetapan karyawan berdasarkan asas the right man is the right place and the right man in the right job
3.      Menetapkan program kesejahteraan,pengembangan,promosi,dan pemberhentian
4.      Meramalkan penawaran dan permintaan SDM pada masa yang akan datang
5.      Memperkirakan keadaan perekonomian pada umumnya dan perkembangan perusahaan pada khususnya
6.      Memonitor dengan cermat undang-undang perburuhan dan kebijaksanaan pemberian balas jasa perusahaan – perusahaan sejenis
7.      Memonitor kemajuan teknik dan perkembangan serikat buruh
8.      Melaksanakan pendidikan,latihan,dan penilaian prestasi karyawan
9.      Mengatur mutasi karyawan baik vertical maupun horizontal
10.  Mengatur pension,pemberhentian dan pesangonya




Contoh :
         Dalam struktur organisasi HR Management. Pembagian tugas HR Management pada 3 sub unit kerja, tidak harus selalu berkaitan dengan penempatan tenaga yang menangani tugas tugas tersebut.
Misalkan untuk perusahaan kecil, bisa saja semua tugas tugas tersebut ditangani oleh hanya 1 (satu) orang petugas. Dia menangani seluruh tugas tugas HR, namun dia harus tetap memperlakukan bahwa tugasnya terbagi atas 3 kelompok tugas dengan target masing masing yang harus dicapai, yaitu:

Tugas Pertama, Mengupayakan intensifikasi penggunaan tenaga kerja, dengan cara mempertahankan jumlah tenaga kerja yang seminimal mungkin, untuk mengerjakan tugas yang harus dilaksanakan (HRD).
Tugas Kedua, Menciptakan hubungan ketenagakerjaan yang harmonis dan akrab, sehingga karyawan merasa betah untuk bekerja selamanya pada perusahaan (Industrial Relation). Tugas hakiki dari sub unit kerja ini seyogyanya harus lebih fokus pada upaya mencegah timbulnya kasus perburuhan, bukan fokus pada penyelesaian masalah perburuhan.
  Tugas Ketiga, Menyusun sistim Remuneration & Rewards yang mampu membangun motivasi karyawan untuk meningkatkan kompetensi dan prestasi kerjanya. Dalam hal ini termasuk tugas tugas penilaian karyawan (Performance Appraisal) dan Promosi Jabatan (Career Management). (Remuneration & Rewards).

         Untuk Perusahaan yang lebih besar, misalnya, karena pekerjaan Sub Unit, apakah pada HRD, atau pada Industrial Relation atau pada Remuneration & Reward telah ditempatkan tenaga pembantu dengan Jabatan Staff, maka untuk yang memimpin seluruh tugas HR Management selayaknya diberi sebutan jabatan sebagai Kepala Seksi (Section Head). Harus pula diperhatikan, bahwa, walaupun pada dasarnya tugas tugas dari sub unit telah didelegasikan pada Staff, akan tetapi ada bagian tertentu dari sub unit tersebut yang tetap harus ditangani oleh pimpinan HR Management. Misalnya dalam pembuatan struktur organisasi, walaupun pembuatan gambar denahnya dilakukan oleh staff, namun ketetapan tentang format dan struktur organisasi adalah merupakan tugas pimpinan HR Management yang harus berkoordinasi dengan pimpinan lain. Demikian pula dengan tugas rekrutment. Walau yang mengeluarkan pengumuman / iklan lowongan kerja dilakukan oleh staff, namun dalam memutuskan calon mana yang akan diterima, adalah meruapakan wewenang pimpinan HR Management yang harus berkoordinasi dengan pimpinan unit kerja yang membutuhkan karyawan baru. Demikian selanjutnya untuk tugas tugas lain, harus dibagi (ditetapkan), tugas mana yang didelegasikan kepada bawahan, dan tugas.  mana yang tetap harus ditangani oleh pimpinan. Pada organisasi perusahaan yang lebih besar pun, hal ini harus ditetapkan.

         Untuk perusahaan yang lebih besar lagi, misalnya, karena jumlah karyawan sudah sangat banyak, maka untuk sub unit pekerjaan perhitungan dan pembayaran gaji serta tugas pelaksanaan penilaian prestasi karyawan dan proses promosi karyawan, memerlukan beberapa orang tenaga kerja, maka untuk memimpin sub unit tersebut harus ditetapkan 1 orang sebagai Supervisor. Oleh karena itu, untuk yang memimpin seluruh tugas HR Management, harus ditetapkan jabatan minimal Section Head dan bisa juga sebagai Manager, tergantung pada bobot grade dari jabatan tersebut
         Untuk perusahaan yang lebih besar lagi, dan oleh karena itu, jabatan untuk yang memimpin sub unit telah diberikan jabatan Section Head, maka untuk yang memimpin seluruh tugas HR Management, jabatannya harus disebut Manager.
Semua sub unit atau tugas tugas di dalam ruang lingkup HR Management, harus saling terkait dan harus torkoordinasi secara sejajar dan sinkron. Sehingga tidak ada istilah atau sebutan sebagai Generalis atau Specialist. Bahwa yang layak menjadi pimpinan HR Management, adalah orang yang sudah pernah menangani / memimpin seluruh tugas tugas dari sub unit yang ada dalam ruang lingkup HR Management. Untuk itu harus dilakukan Job Rotation.

         Bilamana karena kebutuhan perusahaan, untuk yang memimpin salah satu sub unit kerja diberi jabatan sebagai Manager, maka untuk yang memimpin seluruh unit kerja HR Management seharusnya diberi jabatan General Manager. Demikian selanjutnya, sehingga untuk skala perusahaan yang sangat besar, yang memimpin seluruh tugas tugas HR Management ditempatkan jabatan Direktur HR.