Minggu, 24 Juni 2012

Tugas Orientasi Dan Penempatan ( HRD )

       1. KONKLUSI ORIENTASI DAN PENEMPATAN

Pengertian Orientasi Adalah Program Yang Dirancang Untuk Menolong Pegawai Baru (Yang Lulus Seleksi) Mengenal Pekerjaan Dan Perusahaan Tempatnya Bekerja. Ada Juga Yang Berpendapat Orientasi Adalah Suatu Proses Pemberian Pemahaman Kepada Peserta, Tentang Segala Sesuatu Yang Berkaitan Dengan Latihan Yang Sedang Diadakan.Program Orientasi Sering Juga Disebut Dengan Induksi, Yakni Memperkenalkan Para Pegawai Dengan Peranan Atau Kedudukan Mereka, Dengan Organisasi Dan Dengan Pegawai Lain. Orientasi Dilaksanakan Karena Semua Tenaga Kependidikan Baru Membutuhkan Waktu Untuk Dapat Menyesuaikan Diri Atau Beradaptasi Dengan Lingkungan Kerjanya Yang Baru.
Kesimpulan Dari Orientasi Itu Sendiri Adalah Program Upaya Pelatihan Dan Pengembangan Awal Bagi Para Karyawan Baru Untuk Dapat Menyesuaikan Diri Dan Juga  Memberi Mereka Informasi Mengenai Perusahaan, Jabatan, Dan Kelompok Kerja.
Agar Orientasi Berhasil Menurut French (1986) Prosedur Orientasi Layaknya Melalui Perencanaan Di Mana Program Tersebut Dikhususkan Untuk Memecahkan Persoalan Spesifik Pegawai Baru. Menurutnya Pula Bahwa Kunci Proses Program Orientasi Pada Pendekatan Yang Digunakan. Pendekatan Yang Partisipatif, Sambutan Yang Hangat, Dan Perhatian Pada Individu Merupakan Hal Yang Penting Dalam Program Orientasi.
Orientasi Bertujuan Membantu Para Karyawan Baru Menyesuaikan Diri Dengan Memperkenalkan Mereka Pada:
  1. Mempelajari prosedur pekerjaan
  2. Penjalinan hubungan dengan perusahaan
  3. Memberikan karyawan perasaan memiliki dengan memperlihatkan bagaimana pekerjaan mereka sejalan dengan keseluruhan organisasi
  4. Mengurangi jumlah stres dan kegelisahan yang dialami oleh karyawan baru
  5. Mengurangi biaya start-up

Format Dan Kegunaan Dasar Orientasi
Format Orientasi Bersifat Unik Untuk Setiap Perusahaan. Namun Beberapa Kegunaan Dasar Diuraikan Sebagai Berikut:
Situasi Kerja. Karyawan Baru Perlu Mengetahui Bagaimana Jabatannya Diselaraskan Ke Dalam Struktur Organisasi Dan Tujuan-Tujuan Perusahaan.
Kebijakan Dan Aturan Perusahaan. Para Karyawan Harus Memahami Kebijakan-Kebijakan Dan Aturan-Aturan Yang Terkait Dengan Jabatannya Masing-Masing.
Kompensasi. Para Karyawan Memiliki Minat Khusus Dalam Memperoleh Informasi Mengenai Sistem Imbalan
Budaya Perusahaan. Budaya Perusahaan Mencerminkan Panduan Perilaku Bagi Para Karyawan Yang Meliputi Segala Sesuatu Mulai Dari Cara Berpakaian Hingga Cara Berbicara.
Keanggotaan Tim. Kemampuan Dan Kemauan Seorang Karyawan Baru Untuk Bekerja Dan Berkontribusi Dalam Tim Perlu Diperkuat.
Pengembangan Karyawan.  Para Karyawan Perlu Disadarkan Akan Pentingnya Kemampuan Untuk Menguasai Pengetahuan Dan Keterampilan Yang Terus-Menerus Berubah.
Sosialisasi. Untuk Mengurangi Kecemasan Yang Mungkin Dialami Para Karyawan Baru, Perusahaan Harus Mengambil Langkah-Langkah Untuk Mengintegrasikan Mereka Ke Dalam Organisasi Informal. 

Beberapa Hal Yang Tercakup Dalam Program Orientasi

Masalah – Masalah Organisasional
Sejarah Singkat Organisasi                           Organisasi Prerusahaan
Nama Dan Jabatan Para Direktur                  Jabatan Karyawan Dan Department
Layout                                                          Periode Percobaan
Kebijakan Dan Aturan Perusahaan                Peraturan-Peraturan Disiplin
Prosedur Keamanan                                     Buku Pedoman Karyawan
Proses Produksi                                            Lini Produk Atau Jasa Yang Di Buat

Perkenalan

Dengan Penyelia ( Atasa )                               Dengan Rekan Sekerja
Dengan Para Pelatih                                        Dengan Bagian Bimbingan Karyawan
Tunjangan – Tunjangan Karyawan

Skala Pengupahan Atau Penggajian               Asuransi
Cuti Dan Liburan                                          Program Pensiun
Jam Istirahat                                                 Pelayan Organisasi Terhadap Karyawan
Latihan Dan Pendidikan                        
Konseling
Tugas – Tugas Jabatan

Lokasi Pekerjaan                                         Fungsi Jabatan
Tugas – Tugas Pekerjaan                             Sasaran Pekerjaa
Kebutuhan Keamanaan                               Hubungan Dengan Pekerjaan2  Lain
                                     
Manfaat Program Orientasi (Werther & Davis 1996)

  1. Mengurangi kecemasan karyawan 
  2.  Karyawan baru bisa mempelajari tugasnya dengan lebih baik 
  3.  Karyawan memiliki ekspektasi yang lebih realistis mengenai pekerjaann 
  4. Mencegah pengaruh buruk dari rekan kerja atau atasan yang kurang mendukung 
  5. Karyawan baru menjadi lebih mandiri 
  6. Karyawan baru bekerja dengan lebih baik 
  7.  Mengurangi kecenderungan karyawan baru untuk mengundurkan diri dari pekerjaan
Penempatan, yaitu proses penanganan pegawai baru yang sudah melaksanakan pendaftaran ulang untuk diberi tahu pada bagian seksi mana mereka ditempatkan. Penetapan atas calon-calon yang diterima ini dapat diputuskan oleh atasan langsung atau oleh bagian personalia/ kepegawaian. Keputusan ini merupakan akhir dari kegiatan penyelenggaraan seleksi. Artinya tenaga-tenaga kependidikan yang baru diterima itu, merupakan tenaga-tenaga yang paling baik menurut standar seleksi yang ditetapkan. Kecuali seleksi untuk maksud-maksud promosi atau mutasi, berdasarkan standar, seleksi ini memungkinkan keputusan penerimaan tidak memperlihatkan terpenuhinya kebutuhan tenaga kependidikan walaupun dilihat dari jumlah pelamar sangat memungkinkan melebihi jumlah yang dibutuhkan. Biasanya hal ini terjadi karena sebagian pelamar tidak dapat memenuhi standar seleksi yang ditentukan. Terhadap para pelamar yang tidak dapat diterima itu, sebaiknya diberitahu secara tertulis beserta alasan-alasannya. Suatu proses seleksi yang telah diselenggarakan sebenarnya belum menjamin bahwa produktivitas segera diperoleh karena memang tenaga baru yang belum dipekerjakan. Namun demikian, seleksi seharusnya memperlihatkan bahwa potensi organisasi menjadi lebih besar dan lebih kuat. Sebagian besar keputusan penempatan diambil oleh manajer lini, dalam hal ini atasan langsung karyawan yang bersangkutan. Peran departemen SDM adalah memberi saran kepada manajer lini mengenai kebijakan perusahaan dan memberikan konseling kepada para karyawan. 
Jenis-Jenis Penempatan
l  Promosi: Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang lebih tinggi, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya. Ada dua jenis promosi:
  Berdasarkan prestasi, Berdasarkan senioritas 
   
2  Transfer: Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang setara, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya.
3 Demosi: Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang lebih rendah, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya.
Kaitan Penempatan dengan Orientasi
Meskipun dalam promosi, transfer, maupun demosi yang ditempatkan adalah para karyawan yang telah bekerja di perusahaan (bukan karyawan baru), namun mereka tetap perlu menjalani orientasi terkait dengan jabatannya yang baru.

2. Buat Program Perencanaan Orientasi Di HRD

Ketika datang pegawai baru yang merupakan kiriman dari kantor pusat atau surat lamaran dari para pelamar kerja  maka seperti biasa bagian HRD mulai menyiapkan program orientasi bagi karyawan tersebut. Program ini dibuat agar para pegawai baru dapat dengan cepat mengadaptasi lingkungan pekerjaan baik secara teknis maupun non teknis. Biasanya dalam program ini dilakukan juga penilaian terhadap pegawai baru, karena bagaimanapun juga sebagai pengelola SDM perusahaan kita harus bisa menilai sisi baik maupun sisi kurang baik dari setiap pegawai terutama pengetahuan dan skillnya ditambah sikap kerjanya. Sebenarnya hasil penilaian yang dilakukan, banyak pegawai yang tidak memenuhi kriteria untuk menjadi pegawai namun karena sesuai SOP maka kepada mereka diberikan program pelatihan sesuai kebutuhan sebagaimana hasil penilaian tadi.
Sebagai salah satu elemen dari program pengembangan karyawan pada sebuah perusahaan, program orientasi tentu sangat penting karena biasanya penilaian dari proses rekrutmen belum menyeluruh (komprehensif) terutama yang menyangkut teknis pekerjaan di lapangan. Memang seperti kita ketahui banyak juga perusahaan yang menginginkan agar setiap karyawan baru yang masuk sudah mempunyai pengalaman yang memadai sehingga tidak perlu “repot” lagi melaksanakan pengembangan atau orientasi bagi pegawai baru dimana waktu yang diperlukan cukup lama.
 
ISI PROSEDUR PROGRAM PERENCANAAN ORIENTASI DI HRD

1.         Tujuan Program Orientasi Kerja, adalah agar para karyawan Baru, khusus-nya bagi para pendatang baru yang belum pernah memiliki pengalaman bekerja dapat segera memahami hal-hal yang terdapat di dalam Perusahaan dan agar mereka dapat segera menyesuaikan diri dengan lingkungan dan budaya bekerja  atau agar mereka yakni bagi pendatang baru di Perusahaan, tetapi telah memiliki pengalaman bekerja di Perusahaan lain dapat segera menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja di Perusahaan dan tidak merasa canggung dan ragu dalam melaksanakan pekerjaan/ tugas. Tujuan yang lebih dalam adalah agar para Karyawan pendatang baru, siapa-pun adanya mereka,  mampu membuang kebiasaan-kebiasaan lama yang mereka miliki yang kurang bermanfaat atau akan kurang mendukung keberhasilan mereka dalam menjalankan tugas dan pekerjaan mereka di Perusahaan.

2.         Pra-syarat keberhasilan Program Orientasi Kerja, adalah sikap dan perilaku Manajemen Perusahaan dan jajaran-nya yang harus terbuka,  rela hati/ iklas dan bersahabat.

3.         Bahan/ materi yang disiapkan Perusahaan dan diberikan kepada para karyawan Pendatang Baru selama masa Orientasi Kerja berlangsung, antara lain meliputi :
a.      Pengenalan kepada Perusahaan secara umum, yakni hal-hal yang terkait dengan riwayat, kepemilikan, group usaha jika ada tujuan yang ingin dicapai, jenis dan kegiatan usaha yang dijalankan, susunan Organisasi Kerja,
b.      Pengenalan dan penjabaran atas Prinsip-prinsip moral dan Budaya Kerja Perusahaan, termasuk ketentuan Tata-Tertib, Peraturan Perusahaan dan ketentuan-ketentuan yang terkait dengan Peraturan Perusahaan, dll.
c.      Penjabaran tentang Produk-produk dari Perusahaan, kekuatan dan kemampuan daya saing produk yang dimiliki, peta perusahaan pesaing dengan produk yang sejenis atau sama secara umum dan tidak perlu terlalu mendalam > dan tuntutan menghadapi persaingan pasar.
d.      Seluk-beluk tugas/ pekerjaan yang disandang, meliputi ruang lingkup tugas/pekerjaan yang akan dilakukan, wewenang dan tanggung-jawab dalam melaksanakan tugas, cara melaksanakan tugas dengan baik agar mencapai hasil/ kinerja optimal, cara-cara menggunakan peralatan bekerja, hubungan tugas/ pekerjaan yang disandang dengan tugas lain di dalam unit kerja yang sama, hasil kerja yang diharapkan dari tugas/ pekerjaan yang disandang, pengaturan waktu dalam melaksanakan tugas/ pekerjaan, penjalinan kerjasama dalam melaksanakan tugas/ pekerjaan, ketentuan-ketentuan bekerja lembur dls-nya.
e.      Hubungan kerja dengan Atasan dan rekan sekerja, termasuk sistim dan tata-laksana pelaporan, sistim pemantauan kegiatan dan hasil kerja sehari-hari, pola kerjasama didalam kelompok/ tim didalam unit kerja yang sama ataupun diluar unit kerja, dll.
1.              
4. Manfaat/ Hasil dari Program Orientasi Kerja, adalah antara lain :
a.    Menghilangkan sikap harap-harap cemas, keraguan dan tanda-tanya tersembunyi yang selalu dimiliki para Pendatang Baru.
b.    Mendorong percepatan kemampuan penyesuaian diri para Karyawan baru kepada lingkungan kerja yang dimasuki.
c.    Menumbuhkan keyakinan diri, kemampuan memusatkan diri dan semangat untuk segera berprestasi, karena merasa diperhatikan.
d.    Mulai menimbulkan kemampuan menentukan langkah-langkah yang dianggap terbaik bagi dirinya dalam menata karier ke masa depan.
5.      Menjaga pelaksanaan Program Orientasi Kerja agar dapat berjalan dengan singkat, padat, effektif dan berhasil ;
a.    Memberlakukan Sistim Mentor, demi menjaga keberhasilan komunikasi dan penyerapan bahan/ materi yang dikenalkan dan harus dikuasai dalam waktu yang relatif singkat.
b.    Perusahaan/ Departemen SDM, harus sejak dini menyiapkan bahan-bahan/ materi tertulis, untuk digunakan sebagai alat Bantu,  agar menghemat waktu Mentor.
c.    Hal-hal yang bersifat/ merupakan Ketentuan atau Peraturan, seperti Riwayat Perusahaan, Struktur Organisasi, Budaya Perusahaan, Peraturan Perusahaan, Ketentuan Perilaku dan Tata-Tertib bekerja, Hak dan Kewajiban Karyawan dll, sudah harus dimiliki secara standar, sehingga memudahkan penjabaran dan menjadi acuan yang jelas.
d.    Petunjuk kerja dan hal-hal yang bersifat teknikal, seperti seluk-beluk pekerjaan, bentuk hubungan kerja, sistim pelaporan dll, agar diarahkan/ dengan bimbingan langsung dari Mentor, karena akan sering memerlukan penjelasan yang rinci.
6.   Sistim Mentor,
           
a.       Sistim Mentor, adalah sistim orientasi kerja, dimana kepada seorang (Karyawan) baru diberikan  seorang Atasan atau Rekan Sekerja yang sudah berpengalaman, untuk bertindak sebagai Pembimbing dan Pelatih Kerja sehari-hari. Atau dapat juga diartikan secara terbalik, dimana Mitra Kerja (Karyawan) baru dititipkan kepada seorang Mitra Kerja (Karyawan) lain yang sudah memiliki pengalaman dan keahlian teruji, dengan tugas bagi sang Mitra Kerja (Karyawan) Senior untuk membimbing, mengajari dan memantau secara ketat Mitra Kerja (Karyawan) baru
b.      Manfaat Sistim Mentor, adalah bahwa (Karyawan) baru akan benar-benar terbimbing dan terpantau dengan baik, karena dirinya selalu dapat dan mudah mendapatkan tempat bertanya yakni kepada Mentor.
c.       Pembatasan Sistim Mentor, adalah bahwa seorang yang ditunjuk/ ditugaskan sebagai Mentor, hanya membimbing tidak lebih dari 2 ( dua ) orang karyawan baru didalam kurun waktu yang sama, demi effektifitas tugas yang disandang-nya.


                                                                                                             
Jan
Ja    7. jangka waktu pelaksanaan program orientasi kerja bagi seorang karyawan baru, agar efektif dan efesien adalah berkisar pada masa 7 hari sampai dengan masa 14 hari
1.      

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar